Privatlivspolitik - Whistleblowerordning
Personer der indgår i Whistleblowerordningen hos Flügger group A/S
Som dataansvarlig virksomhed ligger databeskyttelse os meget på sinde. Vi værner om de personoplysninger, vi håndterer, og vi sikrer os, at vi lever op til databeskyttelseslovgivningen.
Vi giver de personer, vi behandler oplysninger om (”de registrerede”), informationer om vores databehandlinger og om de registreredes rettigheder.
I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling af oplysninger, der afgives i forbindelse med vores whistleblowerordning.
Hvem vi er - og hvordan du kan kontakte os
Den dataansvarlige virksomheds identitet og kontaktoplysninger:
Flügger group A/S
Islevdalvej 151
2610 Rødovre
CVR-nr. 32788718
Tlf: +45 70 15 15 05
E-mail: legal@flugger.com, gdpr@flugger.com
Web: www.flugger.com
Kontakt vedrørende databeskyttelse:
Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte Legal. Du kan kontakte Legal via adressen angivet ovenfor.
Vores behandlinger af personoplysninger
Kategorier af personoplysninger
De oplysninger, vi behandler om dig, kan omfatte:
Oplysninger om personer, der indberettes oplysninger om
De indberetninger, vi modtager via whistleblowerordningen kan omfatte både medarbejdere i Flügger koncernen og andre personer med tilknytning til koncernen. Når vi modtager indberetninger, behandler vi følgende typer af personoplysninger:
- Almindelige personoplysninger, herunder
- Identitetsoplysninger
- Oplysninger om den forseelse, der indberettes, herunder evt. strafbare forhold
- Beskrivelse af forseelsens karakter og forløb
- Oplysninger om personer, der omtales i indberetninger, fordi de er udsat for uønsket adfærd fra de indberettede personer.
Personer, der indberetter, har mulighed for at være anonyme. Hvis du indberetter med angivelse af dit navn, behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger, herunder
- Identitetsoplysninger
- Din indberetning
Formål og retsgrundlag
Vores databehandlinger har følgende formål:
- At etablere et whistleblowersystem i Flügger koncernen, som kan bruges til indberetning af potentielt strafbare forhold og/eller uregelmæssigheder af væsentlig betydning for koncernen. Ordningen skal give mulighed for, at interne og eksterne kan indberette sådanne forhold til relevante personer i virksomheden fortroligt og anonymt
- Retsgrundlaget for behandling af eventuelle oplysninger om strafbare forhold er databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. led, om at behandling kan ske, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse, og denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede, og/eller databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, om behandlinger som er nødvendige for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares
- Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. Den legitime interesse, der begrunder behandlingen, er hensynet til korrekt håndtering af oplysninger, der modtages via Flügger koncernens whistleblowerordning
- Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag
- Overførsel af personoplysninger til tredjelande vil kunne forekomme ved, at vi sender oplysninger til vores datterselskab i Kina, hvis indberetningen vedrører en medarbejder i datterselskabet eller person med tilknytning dertil. Grundlaget for overførslen til Kina vil være Kommissionens standardkontrakt for overførsel af oplysninger til en dataansvarlig uden for EU
Kategorier af modtagere
Vi videregiver eller overlader personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:
- Det datterselskab, som personen er ansat i, med henblik på udredning af indberetningen
- Eksterne advokater, revisorer og andre rådgivere i forbindelse med undersøgelsen
- Politi og andre offentlige myndigheder
- Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler
Sletning
Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige.
Hvis der foretages anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, slettes oplysningerne straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.
Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den indberettede medarbejder, eller der i øvrigt foreligger saglige grunde til at opbevare oplysninger om medarbejderen, vil disse blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.
Efter fratrædelse opbevares oplysninger om medarbejderen i op til 5 år plus indeværende år.
Dine rettigheder
Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne politik.
Hvis du ønsker at få adgang til, rettet eller slettet oplysninger om dig, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt, og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.
Dine rettigheder
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
- Ret til berigtigelse (rettelse): Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
- Ret til sletning: Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
- Ret til begrænsning af behandling: Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges legitime interesser. Hvis du får medhold i, at vores behandling skal begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Du kan også bede os om at få oplysningerne sendt direkte fra den dataansvarlige til en anden myndighed eller virksomhed. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
- Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan også gøre indsigelse mod vores anvendelse eller videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.
- Ret til at få information om nye formål: Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål.
- Ret til at trække dit samtykke tilbage: Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi ikke behandle oplysningerne fremover. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket forud for tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.
Hvis du ikke er tilfreds med vores svar eller hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.