Interne kontroller og risikostyring i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen - 2024

Overordnet kontrolmiljø

Bestyrelsen og direktionen har det overordnede ansvar for virksomhedens risikostyring og interne kontrolmiljø i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen, herunder overholdelsen af relevant lovgivning og anden regulering i relation til regnskabsaflæggelsen.

Bestyrelsen og direktionen finder, at deres egen holdning til god risikostyring og intern kontrol i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocesser er bærende for virksomhedens holdning og den indskærpes derfor til stadighed.

Virksomhedens risikostyring og interne kontroller i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen er designet med henblik på effektivt at styre forretningen og aktiviteterne. De interne kontroller skaber rimelig sikkerhed for, at uretmæssig brug af aktiver, tab og/eller væsentlige fejl og mangler i forbindelse med regnskabsaflæggelsen undgås.

Risikovurdering

Bestyrelsen og direktionen foretager mindst en gang årligt en overordnet vurdering af risici og vurderer løbende væsentlige risici og interne kontroller i forbindelse med virksomhedens aktiviteter og deres eventuelle indflydelse på regnskabsaflæggelsesprocessen. Beslutninger om tiltag med henblik på reduktion og/eller eliminering af risici baseres på en vurdering af væsentlighed sammenholdt med de derved forbundne omkostninger.

Bestyrelsen og direktionen tager som led i risikovurderingen årligt stilling til risikoen for besvigelser og til de foranstaltninger, der skal tages med henblik på at reducere og/eller eliminere risikoen for dette. Herunder vurderer bestyrelsen den daglige ledelses mulighed for at tilsidesætte kontroller og for at udøve upassende indflydelse på regnskabsaflæggelsen.

Direktionen overvåger løbende overholdelsen af relevant lovgivning og andre forskrifter og bestemmelser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen og rapporterer løbende herom til bestyrelsen.

 

Kontrolaktiviteter

Bestyrelsen og direktionen fastlægger overordnede retningslinjer, procedurer og kontroller på væsentlige områder i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen. Grundlaget herfor er en klar organisationsstruktur, klare rapporteringslinjer, autorisations- og attestationsprocedurer samt personadskillelse (”the four-eye principle”).

Virksomheden har retningslinjer indenfor væsentlige områder i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, herunder valutadispositioner, skat og IT-risici samt til den eksterne finansielle rapportering i overensstemmelse med lovgivningen og Flüggers interne guidelines herfor.

Koncernen har en formel rapporteringsproces, der omfatter budgetrapportering og månedlig rapportering inkl. afvigelsesrapporter med månedlig/kvartalsvis ajourføring af skøn for årets resultater.

Kontrolaktiviteterne tager udgangspunkt i risikovurderingen. Målet med virksomhedens kontrolaktiviteter er at sikre, at de af ledelsen udstukne mål, retningslinjer, manualer, procedurer m.v. opfyldes, samt rettidigt at forebygge, opdage og rette eventuelle fejl, afvigelser, mangler m.v.

Kontrolaktiviteterne omfatter manuelle og fysiske kontroller samt generelle IT-kontroller og automatiske applikationskontroller i de anvendte IT-systemer m.v.

Information og kommunikation

Virksomhedens væsentligste risici og interne kontroller i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen, bestyrelsens holdning hertil og de iværksatte tiltag i forbindelse hermed kommunikeres løbende internt i virksomheden til de berørte medarbejdere.

Bestyrelse og direktion lægger vægt på, at den enkelte medarbejder rettidigt har relevante informationer til rådighed til at kunne udføre opgaverne.

Informationssystemerne indrettes med henblik på, at der under hensyntagen til den for børsnoterede selskaber foreskrevne fortrolighed, løbende på relevant niveau identificeres, opsamles og kommunikeres relevant information, rapporter m.v., som gør det muligt for den enkelte effektivt og pålideligt at udføre opgaverne og at udføre de aftalte kontroller. Målet hermed er, at virksomheden til stadighed kan kontrollere udførelsen af aktiviteterne og rapportere troværdigt med henblik på effektivt at styre virksomheden operationelt, finansielt og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Informationssystemet skal gøre det muligt at udføre og dokumentere kontroller effektivt og hensigtsmæssigt.

Monitorering

Ethvert risikostyrings- og internt kontrolsystem skal løbende overvåges, kontrolleres og kvalitetssikres for at sikre, at det er effektivt. Overvågningen sker ved regelmæssigt at gennemføre vurderinger og kontrol på alle niveauer i virksomheden. Omfanget og hyppigheden af de periodiske vurderinger afhænger primært af risikovurderingen og effektiviteten af de løbende kontroller.

Koncernen har implementeret et rapporteringssystem for interne finansielle kontroller, hvor hver rapporteringsenhed månedligt dokumenterer deres nøglekontroller. Der foretages løbende gennemgang af rapporteringen med henblik på at kontrollere, at alle enheder har veldokumenterede interne kontroller.

Der er minimumskrav til forsvarlig sikring af aktiver samt til nøglekontroller og regnskabsanalytisk gennemgang, herunder løbende vurdering af performance og opfyldelsen af vedtagne mål.

Der gennemføres systematiske eftersyn i butikker og udvalgte datterselskaber med henblik på at kontrollere, at processer overholdes.

Bestyrelsen overvåger, at direktionen reagerer effektivt på eventuelle svagheder og/eller mangler, samt at aftalte tiltag i relation til styrkelse af risikostyring og interne kontroller i relation til regnskabsaflæggelsesprocessen implementeres som planlagt. Direktionen følger op på implementeringen af tiltag til afhjælpning af konstaterede svagheder samt på forhold, der er omtalt i Management Letters m.v.